Az irodaköltöztetés minden vállalkozás életében egy komoly mérföldkő, hiszen azt jelzi, hogy új és izgalmas változás előtt áll a csapat. Bár elsőre talán ijesztőnek tűnhet minden holmit átköltöztetni az új helyszínre, néhány trükköt bevetve jelentősen csökkenthető a stressz és fölösleges kiadásoktól sem kell tartani. Következzen 5 hasznos tanács és tipp, amelyek könnyen megvalósíthatók a gyakorlatban, mégis jelentős különbséget jelenthetnek a költözés sikerességében!
1. Műszaki ellenőrzés az új irodában
Mielőtt véglegesítenénk a költözés időpontját, feltétlenül szánjunk időt, legalább egy napot az új iroda műszaki tesztelésére. Vigyük magunkkal a legfontosabb eszközöket és ellenőrizzük az elektromos hálózatot, például hogy van-e elég konnektor a munkaállomásoknál és bírják-e a biztosítékok több eszköz egyidejű használatát. Teszteljük az internetkapcsolatot is: töltsünk le nagyobb fájlokat, indítsunk videóhívásokat. Ha problémát észlelünk, még a költözés előtt orvosoljuk azokat!
2. A fokozatos átállás megszervezése
Az irodaköltöztetést nem feltétlenül kell egyetlen napra időzíteni. Érdemes egy átmeneti időszakkal számolni, amikor párhuzamosan működtetjük a régi és az új irodát. A legjobb, ha első lépésként csak néhány kolléga kezd el az új helyen dolgozni, így kiderülnek az esetleges problémák és van idő ezeket megoldani komolyabb fennakadások vagy leállások nélkül. A fokozatos átállás ugyan valamivel hosszabb időt vesz igénybe, de mindenképpen biztonságosabb megoldást jelent.
3. Egy alapos dokumentáció készítése
A költözés előtt készítsünk néhány fotót az irodáról, ez segíthet elkerülni a felesleges vitákat arról, hogy minek hol volt a helye és hogyan működött eddig. Különösen fontos lehet lefotózni a kábelezést, a berendezések elhelyezkedését és persze a különböző csatlakozások helyét. Ehhez nem kell drága felszerelés vagy szoftver, egy okostelefon éppen megfelel a célnak, arra viszont érdemes figyelni, hogy a képek egy közös mappába legyenek feltöltve, ahol mindenki hozzáférhet később.
4. Egy praktikus rendszerezés kialakítása
A dobozok rendszerezése kulcsfontosságú lépés a sikeres irodaköltöztetéshez. Bonyolult rendszerek helyett egyszerűen használjunk három különböző színű öntapadós címkét vagy akár filctollat. Az első szín jelölje azokat a dobozokat, amiket azonnal ki kell pakolni, a második legyen a következő napokban szükséges dolgokat rejtő dobozok színe, a harmadik pedig jelölje azokat, amik a leginkább ráérnek. Minden dobozra írjuk rá, hova kerül és készítsünk mindezekről egy egyszerű listát.
5. A tanulságok összegzése
A költözés után néhány héttel iktassunk be egy rövid megbeszélést a csapattal, és beszéljük át, mi működött jól, min lehetne még javítani. Gyakran ilyenkor derülnek ki olyan apróságok, amiket érdemes még finomhangolni, legyen az az asztalok elrendezése vagy éppen a közös terek használata. Ezeket a tapasztalatokat írjuk össze és osszuk meg minden kollégával, így optimalizálhatjuk a jelenlegi helyzetet és egy esetleges következő költözésnél is lesz egy mankó a kezünkben.
Így már nem is hangzik lehetetlen küldetésnek, igaz? Mi hiszünk abban, hogy az irodaköltöztetés olyan projekt, amely megfelelő előkészítéssel és szervezéssel zökkenőmentesen lebonyolítható. Csapatunk több éves tapasztalattal rendelkezik és mindenben támogatja a folyamatot, hogy az Ön vállalkozásának költözése is egy igazi sikertörténet legyen. Vegye fel velünk a kapcsolatot elérhetőségeink egyikén, és személyre szabott megoldásokkal segítünk az első lépéstől az utolsóig!
